# Folha de salários

Uma folha de salários é um registo financeiro de salários, remuneração líquida, férias pagas e deduções para cada empregado. Este capítulo demonstra como acompanhar a folha de salários utilizando o &app;

## Conceitos básicos

Uma folha de salários é um registo financeiro de salários, remuneração líquida, férias pagas e deduções para cada empregado. Basicamente, qualquer coisa que se relacione com dar dinheiro ou benefícios a um empregado. A Folha de salários é uma das tarefas mais complexas em contabilidade, porque existem muitas contas diferentes, pessoas, e agências envolvidas no pagamento de salários.

A Folha de salários é normalmente contabilizada como uma despesa. Por vezes os contabilistas armazenam algumas despesas salariais numa conta de passivo a curto prazo. Isto é útil para coisas como impostos sobre salários, que podem ser pagos num momento diferente do salário do empregado. Por exemplo, o empregado pode ser pago quinzenalmente, enquanto os impostos são pagos trimestralmente. Este capítulo apresenta uma metodologia que considera o salário como despesa imediata, mas armazena os impostos em contas de passivo.

O &app; não tem um sistema integrado de folhas de pagamento. Mesmo podendo acompanhar as despesas com a folha de salário no &app; o cálculo de impostos e deduções tem de ser feito fora do &app;.

## Hierarquia de contas

A legislação fiscal local deve ser considerada aquando da criação de contas. Porque existem muitas maneiras diferentes de tratar os impostos sobre os salários em todo o mundo, esta secção apresenta uma estrutura muito simples. A partir daqui, deverá ser capaz de adaptar a sua configuração específica de deduções da folha de pagamento.

Assuma que deve pagar dois impostos, Imp1 e Imp2 e que cada um tem uma contribuição do empregado e uma contribuição do empregador.

O salário do empregado e estes dois impostos são contas de despesas. As componentes fiscais são contas de passivo. As contas de passivo fiscal são onde se acumulam os impostos retidos para todos os seus empregados. Os impostos são posteriormente pagos à agência governamental apropriada.

    Estrutura simples de contas de folha de salários:

    -Activo
       -Conta à ordem
    -Passivo
       -Imp1  (conta de armazenamento a curto prazo)
       -Imp2  (conta de armazenamento a curto prazo)
    -Despesas
       -Salários
       -Imp1
       -Imp2

Resista à tentação de criar sub-contas por empregado para acompanhar os salários individuais. Criar uma sub-conta para cada empregado levaria a listas de contas enormes e incontroláveis. Imagine a estrutura da conta após alguns anos de entrada e saída de empregados. É muito mais simples manter todos os registos de salários dos seus empregados dentro de uma única conta (Despesas:Salários por exemplo) e utilizar relatórios para ver a informação por empregado.

## Protocolo

O &app; não tem um sistema integrado de folhas de pagamento. Mesmo podendo acompanhar as despesas com a folha de salário no &app; há necessidade de desenvolver um protocolo de folha de salários e realizar os cálculos fora do &app; numa folha de cálculo, por exemplo. Nesta secção, é apresentado um protocolo deste tipo. Pode utilizar o exemplo como modelo.

### Passo 1: lista de deduções

O primeiro passo para o protocolo da folha de pagamento é criar uma lista de todos os impostos e deduções possíveis para cada empregado. Cada entrada deve incluir definições e fórmulas de cálculo para cada valor. Uma vez estabelecido o protocolo, este só precisa de ser alterado quando as leis sobre salários ou impostos forem alteradas.

No cenário proposto, tal lista seria assim:

- E_SALÁRIO_BRUTO - salário bruto do empregado

- E_IMP1 - Contribuição do empregado para IMP1 (x% de E_SALÁRIO_BRUTO)

- E_IMP2 - Contribuição do empregado para IMP2 (x% de E_SALÁRIO_BRUTO)

- C_IMP1 - Contribuição da companhia para IMP1 (x% de E_SALÁRIO_BRUTO)

- C_IMP2 - Contribuição da companhia para IMP2 (x% de E_SALÁRIO_BRUTO)

O salário líquido do empregado (E_SALÁRIO_LÍQUIDO) é definido como E_SALÁRIO_BRUTO - E_IMP1 - E_IMP2 e não precisa de constar nesta lista por ser composto por itens que já lá existem.

Coloque as fórmulas reais para o cálculo de cada dedução nesta lista. Por vezes, estas fórmulas são bastante complexas, por vezes dizem simplesmente "procurar na tabela XYZ dos códigos fiscais".

Note que pode calcular alguns valores interessantes utilizando as definições acima. Um desses valores é o custo total para a empresa: E_SALÁRIO_BRUTO + C_IMP1 + C_IMP2.

### Passo 2: criar o mapa de transacções

Quando regista a folha de pagamentos no &app;, faça-o como uma única transacção com parcelas. Esta transacção fraccionada povoa as contas de despesas e passivo apropriadas. Se precisar de consultar a folha de pagamentos mais tarde, basta abrir a transacção com parcelas.

Com a lista de deduções acima, pode ser gerado um mapa de transacções com parcelas por empregado. Cada um dos itens da lista são mapeados para uma conta do &app;.

Mapa de transacções

Conta | Acréscimo | Decréscimo
--- | --- | ---
Activos:Conta à ordem |  | E_SALÁRIO_LÍQUIDO
Despesas:Salários | E_SALÁRIO_BRUTO |
Passivo:Imposto1 |  | E_IMP1
Passivo:Imposto2 |  | E_IMP2
Despesas:Imposto1 | C_IMP1 |
Passivo:Imposto1 |  | C_IMP1
Despesas:Imposto2 | C_IMP2 |
Passivo:Imposto2 |  | C_IMP2

Note-se que os componentes C_IMP1 e C_IMP2 têm entradas tanto no passivo como na despesa. A componente da companhia em cada imposto é gasta no momento da folha de salários, mas permanece no passivo até que os impostos sejam devidos.

### Passo 3: pagar ao empregado

Vá à conta a partir da qual o empregado será pago, por exemplo, Activos:Conta à ordem. Abra uma transacção com parcelas e insira os valores reais, utilizando o mapa de transacções acima como guia. Repita isto para todos os funcionários.

Este processo manual é aborrecido, especialmente se tiver um grande número de empregados.

Uma ferramenta do &app; que certamente quer utilizar ao entrar na folha de salários dos empregados é uma transacção duplicada (utilizar Duplicar na barra de ferramentas). Isto poupa o trabalho de ter de inserir todas as parcelas da transacção para cada empregado. Ainda precisa de alterar as quantias em dinheiro para corresponderem aos valores reais dos salários de cada empregado, mas não terá de construir a divisão para cada empregado.

Se as transacções da folha de salários não mudarem significativamente a cada período de pagamento, também pode utilizar a duplicação para a mais recente transacção de folha de salários para cada empregado e para o período de pagamento actual. Se o fizer a toda a hora, consulte as transacções agendadas e poupe ainda mais tempo!

### Passo 4: pagar ao Estado

A última coisa a fazer é pagar os impostos ao Estado. As contas de passivo têm vindo a recolher os impostos de várias agências governamentais e, periodicamente, é necessário enviar um pagamento ao estado. Para o fazer, basta inserir uma transacção de duas contas, por exemplo, na conta à ordem para pagar a dívida fiscal. A transacção é entre a conta à ordem e a conta do passivo, nenhuma conta de despesas é envolvida. As contas de despesas são debitadas no momento em que a obrigação fiscal é registada.

## Exemplo

Usando a configuração de contas vista anteriormente, vamos dar um exemplo. Assumindo que tem dois empregados (E1 e E2) que ganham cada um 1000 € por mês de salário bruto. A contribuição do empregado para Imposto1 e Imposto2 é de 10% e 5% respectivamente. A contribuição da empresa para Imposto1 e Imposto2 é de 15% e 10% além do salário bruto dos empregados.

Começando com 50.000 € no banco e antes de fazer qualquer pagamento, a hierarquia de contas é semelhante à seguinte:

Folha de salários exemplo 1

Configuração inicial da folha de salários

### Protocolo de construção

A lista de deduções para o empregado 1 é:

- E_SALÁRIO_BRUTO - salário bruto do empregado - 1000 €

- E_IMP1 - Contribuição do empregado para Imposto1 - 100 € (10% do E_SALÁRIO_BRUTO)

- E_IMP2 - Contribuição do empregado para Imposto2 - 50 € (5% do E_SALÁRIO_BRUTO)

- C_IMP1 - Contribuição da companhia para Imposto1 - 150 € (15% do E_SALÁRIO_BRUTO)

- C_IMP2 - Contribuição da companhia para Imposto2 - 100 € (10% do E_SALÁRIO_BRUTO)

Mapa de transacções para o empregado 1

Conta | Acréscimo | Decréscimo
--- | --- | ---
Activos:Conta à ordem |  | 850 € (E_SALÁRIO LÍQUIDO)
Despesas:Salários | 1000 € (E_SALÁRIO_BRUTO) |
Passivo:Imposto1 |  | 100 € (E_IMP1)
Passivo:Imposto2 |  | 50 € (E_IMP2)
Despesas:Imposto1 | 150 € (C_IMP1) |
Passivo:Imposto1 |  | 150 € (C_IMP1)
Despesas:Imposto2 | 100 € (C_IMP2) |
Passivo:Imposto2 |  | 100 € (C_IMP2)

### Pagar a um empregado

Agora, insira a primeira transacção com parcelas para o empregado 1 na conta corrente. A transacção deverá ser assim:

Folha de salários exemplo 2

Transacção com parcelas do empregado 1

Ao pagar aos empregados, insira apenas o nome do empregado na área de Descrição. Se decidir utilizar as capacidades do &app;para imprimir cheques, o cheque é automaticamente emitido para o empregado correcto. Se desejar registar outras informações na transacção para além do nome do empregado, utilize a área de Notas, disponível no diário de linha dupla.

Repita isto para o segundo empregado, que deixa a hierarquia de contas com este aspecto:

Folha de salários exemplo 3

Contas depois de pagos os salários

### Pagar ao Estado

As contas Impostos1 e Passivos:Impostos2 continuam a acompanhar quanto deve pagar às agências governamentais responsáveis por cada um dos impostos. Quando chegar a altura de pagar a estas agências, faça uma transacção da conta à ordem para a conta de passivo. Não estão envolvidas contas de despesas. A conta principal aparecerá então como isto para este exemplo:

Folha de salários exemplo 4

Contas após pagar ao Estado